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100カンファを成功させるための10の方法

本記事は Kosen Advent Calender 2015 の 23 日目の記事です。

www.adventar.org

高専カンファレンス100 in 東京を主催して

高専カンファレンス100 in 東京の 実行委員長のなっちゃんです。
6月からスタートしたカンファもとうとう終わってしまいました。
準備大変じゃなかったかと言われたら嘘になりますが、けど終わっちゃうとすごく寂しいです。

わたしがどんな気持ちでカンファを開催したのかという話は、オープニング、夢これ、クロージングでお話しました。
また、それについては別の記事を書きます。

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さて、タイトルの通り「100カンファを成功させるための10の方法」のお話をします。
今回のブログは、100カンファを回すためにどんなチームにしたのか、またチームはどんな風に動いてくれたのかという話を書きます。

01. 同級生が実行委員に多い

今回、実行委員はわたし含め16人で、16人のうち8人が同級生(10sクラスタ)だった。
なんで10sクラスタが多いと嬉しいのかというと、大きなメリットは3つである

01-1. 意見を出しやすい

今回、テキストのやりとりはslack で行った(下で詳しく書く)
もちろんわたしは全チャンネルに参加していて、顔を覗かせたり呼ばれたら反応していたんだけど、圧倒的に同級生と会話しているときの意見の出しやすさといったら半端ない。

複数トラック発表中のハッシュタグについて、
(1) #kosenconf_B201 みたいな独立タグ
(2) #kosenconf #B201みたいな分割タグ
のどっちにするかという議論があるのですがどっちが良さそうですかね、ご意見お聞かせください

こないだの rubykaigi も rubikaigiA / rubykaigiB だった。
意外とつけている人多い印象だったよ

↑僕は大体そうする.

個人的には #kosenconf をtwitter のトレンドに入れたいので,(2) 派なんですよね

#kosenconf #kcB201とか?
#kc100A #kc100B #kc100C #kc100D

ABCD、よりも101とかのほうがわかりやすくて好きです
(twitter見てるだけの人にもそのほうがわかりやすいかもしれないので

#kosenconf #kosenconf101 派

おれもうなすけくん支持かなぁ。「#kc101」みたく、
略す意味もあまり大きく感じられないから、
検索で引っかかる確率が上がる方とりたい

みたいな感じで、ポンポンみんなで(上のだと6人ぐらいで)話せた。
10sクラスタだと意見をいいやすいの良いなあとか思っていた

01-2. 仕事・無茶振りを投げやすい

今回は残念なことにわたしに仕事を振られた人がたくさんいた

デザイナーの @denari01 は、そもそもに参入した時点で巻き込まれているし(参考:高専カンファレンスを運営してみて。)ポスターやスライドなどわたしから直接仕事を投げられることも多くあった。

「クロージングのときに部屋を真っ暗にしたい!」というわたしの希望を叶えてくれたのは @tochikuji である。
12月頭にびっくりするぐらい眩しいペンライトを自慢されたのを思い出し、カンファ前日にやりたいと投げた。
Twitterでは「あのスポットライトどうなってんだ」というツイートが多数見られたけど、あれはただの超眩しいペンライトです

他にも、みんな全体的に10sクラスタにはたくさんの仕事・要望・無茶振りを投げました
ごめんなさい、ありがとうございました!!!

01-3. ワイルドカード的存在

「仕事・無茶振りを投げやすい」にも通じる内容なんだけど、基本的にわたしがつらいときにはワイルドカード的な存在としてお願いした
もうむり!!!というときは10sクラスタに頼ることで、なんとかカンファが回っていた
いやはやもう感謝ばかり・・・


02. すごい大人を巻き込む

今度は、実行委員の大人(社会人各位)が本当に本当にすごかったという話
わたしが浮かれ気味なところをズバっと突っ込んでくれた
特に、@crimsonwoods は一番すごかった
@crimsonwoodsMTGでの言葉は本当に心にグサグサきて(良い意味)あれがなかったらグダグダなカンファだったんだなあと思うと、本当に怖い
また、開催前のこれを決めたほうが良いよ〜という内容をちゃんと決めておいたので、当日の仕事がなんとかなったのかなと思う(それでも受付とかパタパタしてしまったけど><)

  • 当日超スムーズに進んだ一般発表・LT担当の @beta_chelsea
  • 新春カンファ実行委員長の経験があり臨機応変に何でもやってくれた @RooandQoo
  • 快適なネットワークを提供してくれたネットワークお兄さんこと @kawataso
  • コンテンツを支えるサブスクリーン芸人・Rubykaigiスタッフのノウハウもある @asonas

大人の方々の支えはすごく大きくて、わたしが取りこぼしたところをうまくすくってくれました!!
本当にありがとうございます!!


03. チーム分けが良い感じだった

今回、こんなチーム分けになった

名前 担当
@marin72_com 実行委員長
@yu_suke1994 実行副委員長 / アイスブレイク
@beta_chelsea 一般発表・LT
@RooandQoo 夢これ
@mactkg 夢これ / 会計・物品
@tochikuji 複数トラック発表 / 会場設営
@ichigo_o_re 複数トラック発表
@crimsonwoods アイスブレイク
@alitaso345 懇親会
@cathy044 受付・広報
@kaziki2 受付・広報 ・デザイン
@denari01 受付・広報・デザイン
@asonas 会場設営
@kawataso ネットワーク設営・配信
@suzuyoshi9 ネットワーク設営・配信 / 一般発表・LT
@surigomaxxxxxxx ネットワーク設営・配信

チーム分けをするときに希望がある人は希望を聞き、あとはわたしが独断と偏見で良い感じになりそうにチーム分けをした
また、足りなそうなところは実行委員を増やしたりをして、結果的には良い感じのチームだったと思う!!!

例えば、複数トラック発表は @tochikuji@ichigo_o_re だったんだけど、@ichigo_o_re はカンファ初参加 & 初実行委員という状態だったので、カンファ主催側経験もある @tochikuji と一緒にやってもらった
@tochikuji の負担はちょっと大きかったかもしれないけど、@ichigo_o_re も仕事をどんどんやってくれたので、複数トラック発表はほぼ同時に始まり・終わるということができた

元々配信は、@suzuyoshi9 の1人だったが、@suzuyoshi9 の判断で @surigomaxxxxxxx を召喚した
これもやっぱり成功だったことで、配信を1人でやるのは厳しかった・クオリティが落ちていたと思う
また、YoutubeLive と ニコニコ生放送 のマルチ配信ということも挑戦できた!!
複数トラック発表も2部屋配信ができ、本当によかった

一番すごい良いチームだ!と思ったのは、@cathy044@kaziki2@denari01 の受付・広報・デザイナーチーム。
これは、@denari01 を実行委員に入れたことが大成功だと思っている。
@kaziki2@denari01 の二人デザイナー体制は最強デザイナーコンビで、それをしっかり支える @cathy044 というとんでもないチームワークだった
広報もしっかりしていて、ポスター、チラシに加えプレスを出したりもして、従来の高専カンファのやってきたことをしっかりやってもらえた
なにより、当日受付に関していえば、完全に任せっきり状態だったので本当に3人には頭が上がらない

一つ反省点は、会計・物品はが @mactkg 1人になってしまい、すごく負担が大きくて申し訳なかった。。。
けど、お金のフローを考えてくれたり、釧路カンファからの物品を受け取ってくれたりとすごく助かりました!! ありがとう!!


04. 100カンファらしさを実現

デザイナーさんが頑張ってくれました
もうみればわかるよね

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あとは、夢これも(@RooandQoo@mactkg 担当)
発表者にたいしてどのようにフィードバックをするのかを徹底的に考えてくれた
結果的に、夢これボードと夢これレターという2つのものを実行してくれた
わたしも夢これレターもらったけど、本当に嬉しいですね。超照れたw
物理的フィードバック、今後も取り入れられてほしい

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05. 参加者同士の交流について考える

どうやったら参加者同士は交流がよりできるのかというのをたくさん考えてくれて、いろんな形で実現してくれた

アイスブレイクは、@yu_suke1994@crimsonwoods が話し合ってくれた
時間がなくてドタバタだったけど、2つの自己紹介ゲームと最強の高専・なってみたい人をチームで考えることで「面白い企画!」「懇親会で話せるきっかけになった」などの声が多く上がった

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懇親会+アンチボッチポリシーは @alitaso345 が頑張ってくれた
「名札の裏にサインをもらうのは、名刺を持っていない人にもよかった」や名札の裏を写真撮って上げてくれてる人もいた

高専マップもたくさんの付箋紙が貼られた。
改めて全国からたくさんの人が来たんだなあと思った

あと、twitter のアイコンを用意してくれたのも嬉しかった
今回すごくいろんな人にリプライを飛ばしたけど、全然顔を知らなくて、当日会ったらどうしようと思っていた
けど、懇親会・受付チームが頑張ってくれたおかげで、わたしもいろんな人とお話することが出来た

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06. 情報共有ツールがよかった

サービス名 目的
slack チャットツール
Github 決定した情報をまとめる場所
ML(Google 参加者からのメール、MTGの連絡 etc...
Dropbox デザイナーの制作物、スライドを共有 etc...
GoogleDrive 物品の管理・発表者応募のフォーム・当日の流れ etc...
skype 遠隔地の人がMTGに参加するため

たぶん今回の一番円滑に勧められたのは、slack を使えたことだと思う
新春カンファのときは、MLとSkype が主な連絡ツールだったらしく、メールは大量だし、skype もうーん・・・という感じだったらしい。
けど、slack を使うことで channel を分けて会話を行うことができた
合計17チャンネル(内1つはGithubの通知)で、各々話し合いを進められた

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また、GoogleDrive の物品の管理も成功したと思う
今回は水戸先生から借りたもの、事務から借りたもの、個人間で借りたものなど色んな物があったのでしっかり管理するように心がけた

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また、共有ツールではないが、Doorkeeper を使うのもよかった
過去に開催した 高専カンファレンス in 東京 2014高専カンファレンス6周年パーティー の参加者にメールを送って宣伝したり、参加者の情報を簡単にエクスポートできたのも楽だった


07. 本会中の情報共有ができた

トランシーバー

今回は複数部屋を使うアイスブレイクと複数トラック発表があった
複数部屋企画では、各部屋に司会と補助役を用意し、さらに8台のトランシーバーを使って連絡を取り合った
トランシーバーは、実行委員長、副実行委員長、受付、ネットワーク || 配信、各部屋1人ずつの補助が持った

アイスブレイクはB202が少し早く終わりすぎてしまったが、それ以外の部屋はほとんど夢これの5〜10分前には終わった
複数トラック発表では、開始をしっかり合わせることができ、ちゃんと5分間の休憩を挟むことが出来た

また、受付の状況も簡単に聞けるので、1日目のオープニングの開始時間も調整できた(5分遅くなってしまいすみません。)

slack

さきほども述べたslack が本会中の情報共有として役立った
特に、配信に関して言えばすごく役立っていた
今回は、YoutubeLive と ニコニコ生放送 のマルチ配信だったので、特に配信への負担が多かった
そこで、しっかり配信を確認する担当を設け、何かあったら配信チャンネルで共有を行った

配信チャンネルで異常があった場合、すぐにtwitter で「Youtube じゃなくてニコニコ見て欲しいですー」などの連絡をすぐにうつことができた

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08. 積極的に仕事をしてくれた

本会中、実行委員は本当にたくさんお仕事してくれました

まずは受付。
受付はお仕事が多く、受付チーム以外がたくさんお手伝いしてくれたのでなんとかなりました
13時過ぎてもたくさん人が来るから受付手伝ったり、アイスブレイク中は配信チームが空いてるからと受付手伝ってくれたり、それを回してくれた受付チーム本当にありがたいです…

次は忘れ物チェック
今回は、しっかり忘れ物・ゴミ放置を確認してから参加者を誘導した
そのおかげで、1つ1つの企画が終わる毎に何か部屋に物が増えていたら、これは忘れ物だねということですぐに忘れ物のアナウンスを行えた
あと、事前にゴミを撤去していたこともあり、参加者へのゴミ持ち帰りを徹底することが出来た

最後に片付け
複数トラック発表が終わった後はメイン会場のみ使うので、先に片付けてくれた
おかげで、本会が終わったあとの片付けが本当にスムーズだった…!!!
忘れ物管理、ラック管理、戸締まりなどなど、わたしが苦手なことをやってくれたので本当に助かった…(泣)

1日目の終わりのミーティングも @asonas が仕切ってくれたおかげで、2日目に向けてしっかり反省することが出来た
2日目の朝なんて、わたしは朝会の司会やったぐらいであとは夢これレター書いて、みんなが仕事をしているのを片目にslack を見て、クロージングのスポットライトの確認をした程度w


実行委員が積極的に動いてくれたのは、みんな100カンファを成功させたい・参加者に最大限に楽しんで欲しいという気持ちがあったからだと思う。
わたしが別に何も言わなくても、みんなひとりひとりが実行委員としての自覚を持っていて、それが積極的に動いてくれたという状態になった

これに関しては、「わたししごとしてなーい」という感じでツイートしてたら

この規模のイベントで実行委員長の仕事は
1. 直接手足を動かさなくても回るようにすること
2. 顔として多くの人から見える場所にいること
の2つに集約される(2.を達成するための1.でもある)ので、それでよい。
(by @earth2001y )

というお言葉を頂いたので、カンファ当日の委員長はパタパタ動きまわるんじゃなくて、実行委員が積極的に動いて実行委員長がウロウロできたのは成功の証なんだなと思った


09. 目的からブレずに開催できた

ちょっとクロージングでも話したけど、3つの目的

  • 高専カンファに参加して,一皮むけた高専生になってほしい
  • 現役高専生に高専カンファ世代を作る
  • 全国各地に友だちを作って欲しい

をしっかりと最後まで意識できたと思う

キックオフミーティングのとき、カンファ名とカンファの目的をしっかり話し合ってよかった
また、カンファのテーマである "Dreaming" は、キックオフミーティングでは決まらず、第二回ミーティングで決めた
キックオフミーティングのときに焦って決めずに(適当に決めなくて)よかった

カンファで何を伝えたいのか、カンファで何を感じて欲しいのかを実行委員長はしっかり考えるべきだったし、それを実行委員に伝えて、最後まで一貫してやると絶対に参加者に伝わると思う

カンファ名、テーマ、開催目的は時間をかけていいから、しっかり決めてよかったと改めて思った


10. わたしが実行委員長だった

実は、10個目が出てこなくて、どうしようかなあと思っていたので、副実行委員長の @yu_suke1994 に聞いた

わたし 『100カンファを成功させた10の理由、あと一つ出てこない』
うなすけ「私が実行委員長だった」
わたし 『まじ?w それまじ?w うけるんだけどw』
うなすけ「それくらい言っちゃえよ!!!!」

というわけで、採用しました。


逆の気持ちになったことは何度もあります。
わたしが実行委員長でよかったのかな、と不安になったし心配したし後悔もしました

わたしの悪い癖で、一つのものしか見えないというのがあります
高専時代から、生まれてからずっと持っている悪い癖です
超、猪突猛進型の性格なので、周りを見るのが苦手な本来ならわたしはトップをやるべきじゃないです

しかも実行委員は有志です
別にこれをやるからってお金がもらえるわけでもない
みんな他にお仕事したり学校したりで本当に忙しい

けど、わたしはどうしても高専カンファをやりたかった
大きい開催をして、たくさんの人を呼んで、みんなに高専カンファって楽しいんだよ、いいものなんだよって伝えたかった
ただそれだけのためにわたしはやった

わたしは不器用だし、デザインも出来ないし、ネットワークも配信もできないし、何か特殊な能力も持っていない
あげく、仕事もわからない
なかなか見ない前代未聞の実行委員長だと思う

わたしにできること、それは高専カンファの楽しさを人に伝えることだった

9月25日に、@crimsonwoods とカンファのお話をするためにご飯へ行った。
そのときに、

どんなカンファにしたいの?
人を集めたいなら、それなりの覚悟は必要だし、たくさん足も手も使わないといけないよ

と言われた
このアドバイスは今回の開催に大きな影響を与えた


プロコンの高専カンファで発表したけど、現役生が来れる時間ではなかったので、じゃあビラ配ろうといって急いでビラ作り始めて、翌日には配った
高専生が1人でも来るようなイベントがあれば、絶対に告知枠をもらってプレゼンさせてもらった
電通大生が来るイベントなのに、高専生の実態と高専カンファについて話した
高専カンファ, 100カンファ, カンファ100, #kosenconf のつくツイート全部追って、ふぁぼった
カンファ気になるみたいなツイートだったらリプライも送った
一歩間違えたら気持ち悪いことばかりやった気がする

1人でも多くの人に、高専カンファを知って欲しかった
1人でも多くの人に、100カンファに来て欲しかった


結果的に、200人を超える参加者がいた。


猪突猛進型の性格でよかったなって思った
ただただ諦めずにがんばれてよかった

別の人が実行委員長だったらきっとその人の特徴が出たと思うし、今回はわたしが実行委員長だったから、わたしらしい高専カンファになった

本記事は「高専カンファを成功させるための10の方法」じゃなくて「100カンファを成功させるための10の方法」
あくまでも、100カンファはわたしのやりたかった高専カンファで、それを15人の実行委員と一緒に築いてきた

ひとりひとり、やりたいカンファっていうのは異なるので、実行委員長の色をガンガン出せばいいと思う
実行委員にわたしのしたいカンファを伝え続け、実行委員は汲みとって各々考えて積極的に動いてくれた
だからわたしらしい高専カンファが実現できた。

実行委員長やってよかった
一緒に準備してくれた実行委員、発表者、参加者、水戸先生をはじめとする電通大の方々
本当に感謝しかないです

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おわりに

この記事にまとめをつけようとしたけど、あまりまとめられそうにないので"おわりに"に変えました

この記事を読んでいてわかることは、実行委員長だけじゃなにもできなくて、ちゃんと実行委員と一緒に作っていくということが大事なんだということが伝わると嬉しいです


カンファに参加した人のブログ、すべて見ています
今、slackに新しい #blog というチャンネルがあります
実行委員が SNS で拾った参加者のブログを貼っていくチャンネルです
参加者のブログ読んでいたら、本当にやってよかったんだなあと思いました

100カンファで感じたこと、話したこと、感動したこと、面白かったことなんでもいいので、ぜひ書いて下さい
よろしくお願いします。


100カンファに関わってくれたすべての方に感謝を申し上げます。

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